Onboarding – professioneller Start für neues Praxispersonal

Ein guter Arbeitsvertrag sollte klar und umfassend formuliert sein, um Rechte und Pflichten beider Seiten zu regeln. Er ist transparent, verständlich und fair gestaltet, um Missverständnisse und rechtliche Konflikte zu vermeiden.

⚖️ Wichtiger Hinweis: Es ist ratsam, Arbeitsverträge von einer erfahrenen oder spezialisierten juristischen Person erstellen zu lassen. Allgemein zugängliche Muster aus dem Internet bergen Risiken und bieten im Zweifel keinen ausreichenden Schutz – insbesondere bei Sondervereinbarungen wie Provisionsregelungen oder anteiligen Kostenübernahmen für Weiterbildungen.

Der Personalfragebogen ist Teil der zukünftigen Personalakte und enthält alle relevanten Daten zum jeweiligen Teammitglied. Er dient vor allem der Praxisverwaltung und dem Steuerbüro mit Detailinformationen.

Typische Inhalte:

• Name
• Persönliche Daten (Anschrift, Bankdaten, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse)
• Daten aus dem Arbeitsvertrag (Beschäftigungsbeginn, Gehalt, Beschäftigungsart, Arbeitszeiten, Urlaubstage)
• Zusätzliche Entlohnungen (z. B. VL, BAV, BKV, Fahrtgeld, Sachbezüge)
• Steuernummer, Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Konfession

Die Behandlungs- und Verantwortungsbereiche in einer Praxis werden zunehmend komplexer und erfordern fundiertes Wissen. Allein die Bereiche Qualitätsmanagement (QM) und Hygiene haben sich stark weiterentwickelt. Unzureichende Aufstellung kann Bußgelder oder weitere behördliche Maßnahmen nach sich ziehen.

Viele Zuständigkeiten können an entsprechend qualifizierte Fachkräfte delegiert werden. Das sichert Prozesse ab und motiviert zugleich. Die meisten Teammitglieder wünschen sich eine klare Bestätigung ihrer Tätigkeit, die über definierte Verantwortungen einfach erreicht werden kann.

🎯 Praxisziel: Jede Person kennt ihre Verantwortung und Bedeutung im Praxisprozess. Das erleichtert auch der Praxisleitung die Steuerung, da klar ist, wer für welches Thema ansprechbar ist. So entsteht Sicherheit im gesamten Team, Prozesse laufen reibungsloser, Verantwortlichkeiten sind transparent, und Einarbeitungen bei Nachbesetzungen gelingen schneller.

Bestandteile einer Stellenbeschreibung (Beispiele):

• Name des Teammitglieds
• Ausbildungsstand/Qualifikation/Tarifklasse
• Stand Arbeitsschutz (z. B. Impfstatus Hepatitis)
• Letzte Mitarbeitendenbelehrung
• Vertretungsregelung (wer vertritt wen bei Ausfall)
• Allgemeine Zuständigkeiten (z. B. Hygiene, QM, Steri)
• Spezielle Zuständigkeiten (z. B. Abdrucknahme, Zahnsteinentfernung, Zimmervor-/nachbereitung)

Fehlende Definitionen führen spätestens bei Neu- oder Nachbesetzungen zu Problemen: Unklar bleibt, welche Verantwortung überhaupt besetzt werden muss. Gesetzlich geforderte Belehrungen oder beauftragte Rollen (Hygiene, QM, Steri etc.) werden oft erst bei Begehungen oder Anfragen sichtbar.

Organigramm der Praxis

Im Organigramm werden alle Teammitglieder mit ihren Verantwortlichkeiten aufgeführt. Ideal sind ergänzende Fotos und die Zuordnung zu Abteilungen, Kompetenzen und Entscheidungsbefugnissen.

Praxisleitbild

Ein Praxisleitbild sorgt im Idealfall für ein positives Mindset und definiert gemeinsam formulierte Werte. Diese geben Orientierung und stärken das Selbstverständnis: Das Team weiß, wofür es und die Praxis stehen.

Es geht dabei nicht nur um Patientenzentrierung, sondern auch um < strong >Motivation und Bindung innerhalb des Teams. Die Praxis wird zu einem Ort, an dem sich Patientinnen und Patienten gerne behandeln lassen und das Team gerne arbeitet.

Empathie, Wertschätzung, Respekt, offenes Miteinander und Persönlichkeit spielen eine große Rolle.

Idealerweise wird das Leitbild gemeinsam mit dem Team – ggf. mit externer Moderation – erarbeitet und verbindlich festgehalten. Es definiert, wofür die Praxis einsteht, nach welchen Prinzipien gehandelt wird und welche Ziele damit erreicht werden sollen.

Leitfragen zur Entwicklung:

• Wie begegnen wir Patientinnen und Patienten?
• Welche Werte gelten in der Versorgung?
• Wie sichern wir Behandlungsqualität?
• Wie gehen wir mit Kritik um?
• Wie stellen wir uns als Team auf?
• Welche Werte gelten für die Zusammenarbeit im Team?
• Wie leben wir nachhaltiges Qualitätsmanagement?

Die Zuständigkeiten neuer Teammitglieder sollten in Stellenbeschreibungen und Zielvereinbarungen dokumentiert werden. Tätigkeiten, Verantwortlichkeiten und ihre Gewichtung für die jährliche Leistungsbeurteilung werden klar festgelegt.

In der Anfangsphase empfehlen sich Quartalsgespräche zur Zielerreichung. Zum guten Praxisklima gehört der regelmäßige Austausch auf Augenhöhe zwischen Praxisleitung und Team. Gespräche bieten Raum, Gedanken zu teilen, Ziele und Wünsche zu formulieren sowie Feedback zu geben und einzuholen. Das Ergebnis ist ein vertrauensvolles, verlässliches Arbeitsverhältnis mit hoher Loyalität.
Wertschätzende Kommunikation steigert die Attraktivität als Arbeitgeber und beugt Fluktuation vor – ein wichtiger Baustein für wirtschaftlichen Erfolg.

Idealerweise werden Gespräche mit individuellen Zielen kombiniert, die aktiv eingefordert und unterstützt werden (z. B. Unterstützung oder anteilige Kostenübernahme von Weiterbildungen).

Vorgehen zur Zieldefinition:

• Kompetenzen qualitativ und quantitativ einschätzen
• Potenziale in Bezug auf Praxisziele identifizieren
• Maximal fünf realistische Ziele für 12 Monate formulieren und verständlich erläutern
• Bei Bedarf externe Unterstützung einplanen; Kosten und Verpflichtungen transparent regeln

Zur zeitnahen Beurteilung empfiehlt sich alle drei Monate ein ca. 30-minütiges Gespräch. Ein standardisierter Beurteilungsbogen mit den individuellen Zielen (Ampelsystem, prozentuale Zielerreichung) unterstützt Objektivität. Auch das Teammitglied füllt den Bogen vorab aus. Im Gespräch werden beide Bögen gegenübergelegt, Abweichungen besprochen und Maßnahmen abgeleitet – stets wertschätzend und auf Augenhöhe.
Teilergebnisse belohnen: Gerade bei ambitionierten Zielen ist die 100-%-Erreichung selten. Teilerfolge bringen bereits Mehrwert und sollten incentiviert werden (Bonus, Sachprämie, zusätzliche Urlaubstage, ggf. Kurzurlaub). Die konkrete Ausgestaltung sollte steuerlich abgestimmt sein.

Work-Life-Balance hat großen Einfluss auf die Jobwahl – auch in der Zahnarztpraxis. Neben flexiblen Arbeitszeiten oder einer Vier-Tage-Woche zählt die Urlaubsregelung zu den entscheidenden Faktoren.

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt in Deutschland 24 Werktage. Als Werktage gelten alle Tage außer Sonn- und Feiertage. Ist der Samstag frei, zählt er nicht als Werktag; bei einer Fünf-Tage-Woche entspricht der Mindesturlaub daher 20 Tagen. Entsprechend passen sich die Tage an andere Arbeitszeitmodelle an (z. B. 16 Tage bei Vier-Tage-Woche). Weniger Urlaubstage sind unzulässig, mehr jederzeit möglich.

Personen mit Schwerbehinderung erhalten einen Zusatzurlaub (bei Fünf-Tage-Woche plus 5 Tage; bei weniger Arbeitstagen anteilig).

Erkrankt jemand im Urlaub, gehen die Urlaubstage nicht verloren. Der Urlaub muss jedoch neu beantragt werden.

Rechtlich kann die Urlaubszeit vom Arbeitgeber vorgegeben werden, individuelle Wünsche sind jedoch zu berücksichtigen. Betriebsferien sind üblich und verpflichten zur Urlaubsnahme in diesem Zeitraum.

Grundsätzlich ist Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu nehmen; Ausnahmen erlauben eine Übertragung bis 31.03. des Folgejahres. Bei Langzeiterkrankung gelten Sonderregeln – hier unbedingt steuerlich und rechtlich beraten lassen. Grundsätzlich verjährt Resturlaub nicht, wenn nicht transparent auf Anspruch und möglichen Verfall hingewiesen wurde.

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses im Jahr muss der Resturlaub genommen oder ausgezahlt werden (Berechnungsgrundlage: Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen). Der Anspruch berechnet sich monatlich mit 1/12 des Gesamtjahresurlaubs; war die Beschäftigung länger als sechs Monate im Kalenderjahr, besteht Anspruch auf den vollen Jahresurlaub.

Sonderfälle bestehen bei Beschäftigungsverbot und Elternzeit:
Zeit im Beschäftigungsverbot zählt als Arbeitszeit; Urlaubsansprüche entstehen weiter und sind nach Rückkehr zu gewähren. Gleiches gilt für den Mutterschutz (sechs Wochen vor bis acht Wochen nach Geburt). Während der Elternzeit entstehen keine neuen Urlaubsansprüche; Resturlaub von davor bleibt erhalten und verlängert sich.

Die gesetzlichen Regelungen lassen Spielraum nach oben. Diesen sollten attraktive Arbeitgeber nutzen. Bei Fünf-Tage-Woche empfehlen sich mindestens 28 Tage als Basis. 30 Tage und mehr setzen ein starkes Signal und stärken das Arbeitgeberimage.

Brückentage: Je nach Bundesland gibt es zwei bis drei pro Jahr. Häufig ist an diesen Tagen weniger Patientenaufkommen. Das erlaubt reduzierte Besetzung und bietet Gelegenheit, Sonderurlaub zu gewähren – wichtig ist eine faire Verteilung im Team.

Selbst hoch motivierte und leistungsstarke Personen lassen sich über freie Tage begeistern. In gut organisierten Praxen hat sich das Team zusätzliche Urlaubstage verdient, sofern die Personaldecke es zulässt – idealerweise ohne Verrechnung mit Überstunden.

Beispiele für zusätzliche freie Anlässe:

• Geburtstag des Teammitglieds, von Partnerin/Partner oder Kindern
• Praxisjubiläum (Zugehörigkeit)
• Ehe-/Partnerschaftsjubiläum
• Runder Geburtstag